Controle de vendas pelo celular pode começar hoje, com zero produto cadastrado. Você registra a venda pelo valor, a loja continua atendendo, e o cadastro cresce aos poucos com o que realmente sai do balcão.
Este texto é para papelaria, loja de variedades, lojinha de presentes e quem vende como MEI e já desistiu de um sistema no primeiro dia. Quase sempre a desistência tem o mesmo motivo: o sistema pediu a loja inteira digitada antes de deixar vender.
Por que tanta gente desiste no cadastro
Papelaria tem caneta de três cores, caderno de quatro tamanhos, cola, fita, papel de presente. A lista não acaba. Se cada item precisa de nome, preço, categoria e estoque antes da primeira venda, a conta é de dias digitando, e a loja não fecha para isso.
O resultado é conhecido: você cadastra vinte produtos numa noite, cansa, e na manhã seguinte volta para o caderno porque o cliente está esperando. Entre os pequenos negócios, 25% ainda controlam as contas em caderno e 30% em planilha, segundo o Sebrae. Não é teimosia. É que o caderno aceita a venda na hora, sem pedir nada antes.
Um sistema que quer tirar você do caderno precisa fazer a mesma coisa: deixar vender primeiro e organizar depois.
O que é vender como item avulso
Item avulso é a venda registrada pelo valor, sem produto cadastrado. Na tela de venda da Prosa ele é um botão como outro qualquer. O caminho é curto:
- 1Toque em Item avulso.
- 2Digite o valor e, se quiser, um nome curto, como “caderno 10 matérias”.
- 3Escolha a forma de pagamento e finalize.
A venda entra no caixa na hora, com a forma de pagamento marcada. No fim do dia o total bate com a gaveta e com o Pix, mesmo sem nenhum produto cadastrado.
E o nome curto serve para quê?
É ele que diz o que vale virar produto. A tela de itens avulsos junta as vendas soltas dos últimos 30 dias pelo nome, com quantas vezes saiu, quanto rendeu e o preço médio. Se “caderno 10 matérias” apareceu quinze vezes no mês, ele merece cadastro. Com um toque, vira produto com nome e preço já preenchidos.
O que cadastrar primeiro
Não cadastre a loja. Cadastre o que gira. A tabela abaixo é um exemplo de como decidir, com itens e números ilustrativos de uma papelaria.
| Item (exemplo) | Vendas no mês (exemplo) | O que fazer |
|---|---|---|
| Caneta esferográfica azul | 40 | Cadastrar já |
| Caderno 10 matérias | 15 | Cadastrar já |
| Papel de presente | 8 | Cadastrar esta semana |
| Compasso | 1 | Continuar como avulso |
Por que não cadastrar tudo de uma vez, já que um dia vai precisar? Porque metade do que você digitaria hoje talvez nem esteja na prateleira daqui a três meses. Papelaria muda muito com a época: volta às aulas, Dia das Mães, Natal. Cadastrar pelo que saiu de verdade faz o catálogo acompanhar a loja em vez de ficar parado num dia de faxina.
A regra prática: o que sai toda semana ganha cadastro, porque é nele que o controle de estoque e o custo fazem diferença. O que sai uma vez por mês pode continuar como avulso sem prejuízo nenhum para o caixa.
Para papelaria e loja de variedades existe ainda um atalho: ao criar a loja, você pode começar com um catálogo inicial de itens que quase toda papelaria tem, como caderno, caneta, lápis, borracha e régua. Depois é só conferir e pôr o preço.
Código de barras e planilha ajudam?
Ajudam, e os dois economizam digitação por caminhos diferentes.
Código de barras
A câmera do celular lê o código dentro da tela de venda, sem botão. Leitor USB comum também funciona. Na hora de cadastrar, o app procura o código em bases públicas de produtos e, quando encontra, preenche nome e marca para você. Nem todo item é encontrado, principalmente o que não é de supermercado, então confira antes de salvar.
Planilha
Se você já tem a lista de produtos numa planilha, mesmo bagunçada, ela entra de uma vez. A importação aceita .csv e .xlsx, e vale também para a lista de clientes. Código de barras, etiquetas e planilha fazem parte dos planos pagos; o plano Grátis tem venda, estoque, caixa e fiado.
Uma primeira semana sem parar a loja
Um roteiro possível, sem fechar a porta nenhum dia:
- Dia 1. Crie a conta, escolha se quer o catálogo inicial e venda o resto como item avulso, com nome curto. Feche o caixa à noite.
- Dia 2. Cadastre os clientes que compram fiado. O jeito de passar a caderneta para o celular está em caderneta de fiado digital.
- Dias 3 e 4. Importe a planilha, se tiver. Se não tiver, ajuste os preços do catálogo inicial nos itens que você vende.
- Dia 7. Abra a tela de itens avulsos e transforme em produto o que mais saiu na semana.
No fim da semana você tem o caixa de sete dias registrado e um cadastro com os produtos que importam, sem ter parado para digitar a loja inteira. Nas semanas seguintes o ritmo é o mesmo: uma olhada na tela de itens avulsos, dois ou três produtos novos, e o caderno fica cada vez mais na gaveta.
Uma coisa para saber antes: é preciso internet no momento da venda. O 4G do celular costuma resolver, mas o uso totalmente offline ainda não existe. E se você está comparando sistemas, as perguntas que valem fazer estão em sistema para loja pequena. O que a Prosa faz para quem vende como MEI está em Prosa para microempreendedores.
Perguntas frequentes
Dá para usar o PDV no celular sem cadastrar nenhum produto?
Dá. Na Prosa, o botão Item avulso registra a venda pelo valor, com um nome curto se você quiser. A venda entra no caixa na hora, e o produto pode ser cadastrado depois.
A venda de item avulso baixa o estoque?
Não, porque ainda não existe produto para baixar. O estoque passa a ser controlado a partir do momento em que o item vira produto cadastrado.
Preciso instalar aplicativo no celular?
Não. A Prosa abre no navegador do celular ou do computador. É preciso internet no momento de registrar a venda, porque o uso totalmente offline ainda não existe.