Como saber se o mercadinho está dando lucro: caixa × lucro

Gaveta cheia não é lucro. O dinheiro que passou pelo caixa e a sobra que o mês deixou são dois números diferentes, e eles quase nunca batem. Quem confunde um com o outro paga o fornecedor achando que está ganhando.

A maioria dos mercadinhos fatura de R$ 5 mil a R$ 30 mil por mês, e um em cada oito fica abaixo de R$ 5 mil. Nessa faixa, saber se o mês fechou no azul não é detalhe de contador: é a diferença entre repor o estoque e adiar a compra.

Só que quase ninguém tem esse número na mão. Entre os pequenos negócios, 30% usam planilha, 25% usam caderno, 10% não controlam nada e só 20% usam algum aplicativo ou sistema. O resultado do mês acaba virando palpite.

Por que a gaveta cheia engana

Caixa é dinheiro. Resultado é sobra. Os dois medem coisas diferentes, e quatro fatos comuns do balcão separam um do outro todo mês:

• A compra de estoque. Você paga R$ 4 mil no fornecedor hoje e sai R$ 4 mil do caixa hoje. Mas só vira custo do mês a parte que foi vendida; o resto está na prateleira, parado, ainda seu.
• A venda fiada. Saiu mercadoria, entrou receita, não entrou dinheiro. O resultado já contou; a gaveta ainda não viu.
• A retirada do dono. Sai do caixa e não é despesa da loja. Quando some da anotação, o mês parece ter rendido menos do que rendeu.
• A parcela do cartão. A venda foi hoje, o dinheiro cai em 30 dias ou em três vezes. Mês de muito parcelamento vende bem e recebe devagar.

Caixa: o dinheiro que entra e sai

O caixa é a conta mais simples da loja: tudo que entrou, menos tudo que saiu, no período. Entram as vendas recebidas em dinheiro, Pix e cartão que já caiu, mais os pagamentos de fiado antigo. Saem as compras de mercadoria, as contas pagas, o salário e a retirada do dono.

A retirada precisa aparecer como linha, não sumir na gaveta. Tirar R$ 200 para a feira de casa é legítimo — o que não dá é tirar sem anotar e depois achar que o movimento caiu. Sem essa linha, o caixa mente para quem o escreveu.

Esse é o furo mais comum do país: 61% dos pequenos negócios ainda misturam as finanças pessoais com as da empresa. Quando a mesma conta paga o fornecedor e a escola do filho, nenhum dos dois números existe. Separar não custa nada: uma conta para a loja, uma para você, e a retirada com valor e data no meio.

Resultado: o que sobrou de verdade

O resultado tem quatro parcelas e uma ordem: receita − custo do que foi vendido − despesas fixas − perdas. Cada uma pede um cuidado.

O custo é o do que vendeu, não o do que comprou. Se o mês teve uma carga grande de arroz que vai durar seis semanas, ela não é custo deste mês inteiro — é custo da parte que saiu pela porta. Trocar uma pela outra faz o mês bom parecer ruim.

A margem do setor de mercadinhos fica entre 15% e 25%. Dela ainda saem aluguel, energia, salário e as perdas. A perda média de estoque é de 2,79% do faturamento e, em muitos casos, supera a margem líquida da loja — validade vencida, quebra, furto e erro de contagem comem o lucro antes de ele existir. Como chegar à margem certa no preço está em preço de venda no mercadinho.

As quatro contas do mês

Quatro números fecham o mês. Anote os quatro no mesmo lugar, uma vez por mês.

1. 1Quanto vendi. Tudo que saiu pela porta, inclusive o fiado. Responde pelo tamanho do movimento, não pelo lucro.
2. 2Quanto custou o que vendi. A soma do custo dos itens que saíram. Responde se o preço está de pé.
3. 3Quanto gastei de fixo. Aluguel, luz, internet, salário, mensalidades. Responde quanto a loja precisa vender só para abrir a porta.
4. 4Quanto está na rua em fiado. O total em aberto no fim do mês. Responde onde foi parar o dinheiro que o resultado diz que você ganhou.

Um exemplo de um mês inteiro, com uma loja que vendeu R$ 18.000. Desse total, R$ 2.000 saíram fiados e R$ 900 foram de cartão parcelado que cai no mês seguinte: entraram R$ 15.100 das vendas. Clientes antigos pagaram R$ 1.500 de fiado velho. A loja comprou R$ 9.500 de mercadoria (a carga grande tinha sido no mês anterior), pagou R$ 3.400 de despesas fixas e o dono retirou R$ 1.500.

A gaveta terminou R$ 2.200 mais cheia, e o mês deu R$ 598 de sobra — pouco mais de 3% do que a loja vendeu. A margem bruta foi de 25%, o topo da faixa do setor, e mesmo assim o fixo e a perda levaram quase tudo. Quem olhou só a gaveta jurou que o mês foi ótimo.

Nesse exemplo a retirada é sobre o lucro, não salário. Se você trabalha na loja, fixe um pró-labore e coloque ele entre as despesas fixas — senão o resultado some junto com o seu trabalho.

Onde o fiado entra nessa conta

A venda fiada entra no resultado no dia da venda e no caixa no dia do pagamento. Por isso um mês de muito fiado parece ótimo no papel e apertado na gaveta: a receita já foi contada, o dinheiro ainda está na casa dos outros.

Cerca de metade dos mercadinhos opera no fiado, e um em cada três registra à mão. O caderno guarda a venda, mas não soma o total em aberto — e é esse total que explica a diferença entre os dois números do fechamento. O passo a passo de limite, prazo e cobrança está em controlar fiado sem perder dinheiro.

Por que fechar o caixa todo dia muda o mês

A diferença entre o que o caixa deveria ter e o que ele tem só é achável no mesmo dia. Faltaram R$ 30 na terça? Quem confere na terça lembra da troca errada, do desconto dado no fim da tarde, da venda que ninguém registrou. Quem confere no dia 30 só tem um buraco sem nome.

A sangria é higiene de caixa: tirar o excesso da gaveta durante o expediente reduz o risco de assalto e o valor sujeito a erro. Uma loja com R$ 2.400 por dia em dinheiro costuma fazer cerca de 3 sangrias por dia. Cada retirada vira uma linha com valor, hora e destino, e o conferido do fim do dia passa a bater.

Quem fecha todo dia não precisa de mutirão no fim do mês. As quatro contas chegam quase prontas, e o fechamento vira meia hora, não um domingo inteiro.

Na Prosa, o caixa fecha sozinho a cada venda e o resultado do mês aparece com as quatro contas separadas, sem planilha. A conta do preço que alimenta a segunda delas está em como calcular o preço de venda.