Controle financeiro do MEI: planilha, caderno ou app?

Controle financeiro do MEI é saber três coisas sem precisar adivinhar: quanto você vendeu, quanto gastou e quanto tirou para você. O caderno e a planilha dão conta disso. O que falta neles é o aviso quando algo sai do lugar.

Quem vende como MEI, seja papelaria, lojinha, doce por encomenda ou revenda, costuma juntar tudo numa conta só e tentar entender o mês no fim. Este texto mostra o que anotar, como separar o seu dinheiro do da loja e quando faz sentido trocar de ferramenta.

Como o pequeno negócio controla hoje

Você não está atrasado se usa caderno. Segundo a pesquisa Hábitos Financeiros 2025 do Sebrae, os pequenos negócios controlam as contas assim:

A mesma pesquisa traz o número que mais pesa: 61% ainda misturam as finanças pessoais com as da empresa. Esse é o furo que nenhuma ferramenta tapa sozinha. Planilha caprichada com o dinheiro misturado continua dando um número errado.

Como separar o dinheiro pessoal do da empresa

Separar não exige banco novo nem contador. Exige uma regra e a disciplina de anotar. Comece por estes quatro passos:

1. 1Uma conta para a loja, outra para você. Pode ser uma conta PJ ou só uma segunda conta. O Pix das vendas cai na da loja.
2. 2Defina quanto você tira por mês. Um valor fixo, o seu pró-labore, transferido para a sua conta num dia combinado.
3. 3Toda retirada fora disso vira linha. Pegou R$ 50 da gaveta para o mercado de casa? Anote valor, data e motivo.
4. 4Conta de casa não se paga com dinheiro da loja. Se precisar, faça uma retirada anotada e pague da sua conta.

Parece burocracia, mas é o que permite responder à pergunta que importa: a loja se paga, ou é você que está pagando a loja? A diferença entre o dinheiro que passou pela gaveta e a sobra de verdade está explicada em caixa e lucro no mercadinho, e vale igual para qualquer loja pequena.

O que o MEI precisa anotar todo mês

Tem o que a lei pede e tem o que a loja precisa. A lei pede pouco, e você já cumpre quase tudo se anotar as vendas direito.

O que a lei pede

• Relatório Mensal de Receitas Brutas, preenchido até o dia 20 do mês seguinte e guardado por 5 anos junto com as notas.
• DAS mensal, com vencimento no dia 20. Atraso pode levar ao cancelamento do MEI e à perda de benefícios do INSS.
• DASN-SIMEI, a declaração anual, até 31 de maio, mesmo com faturamento zero.
• Limite de faturamento de R$ 81.000,00 por ano. Quem passa desse valor precisa ver o que muda no enquadramento.

O que a loja precisa

• Vendas do dia, separadas por forma de pagamento: dinheiro, Pix e cartão.
• Compras de mercadoria e contas pagas, com data.
• Retiradas do dono, cada uma numa linha.
• Fiado em aberto: quem deve, quanto e desde quando.

Com essas quatro listas, o relatório mensal sai em minutos e o limite do ano deixa de ser surpresa em novembro.

Um exemplo de como fica um dia anotado do jeito certo, com valores ilustrativos de uma papelaria: vendas de R$ 420, sendo R$ 150 em dinheiro, R$ 200 no Pix e R$ 70 no cartão; compra de R$ 90 de papel sulfite no atacado; retirada de R$ 40 do dono para o almoço; e R$ 25 que a vizinha levou fiado. São quatro linhas. Ninguém precisa lembrar de nada no fim do mês, porque cada uma já tem valor, data e motivo.

Repare que o fiado entra como venda, mas não entra no dinheiro do dia. Por isso ele precisa de uma lista própria: é dinheiro que o mês já contou e a gaveta ainda não viu.

Planilha, caderno ou app: qual escolher?

Os três funcionam. O que muda é quanto trabalho cada um pede de você e o que ele faz quando você esquece.

Caderno

Zero custo e zero aprendizado. Vai para qualquer lugar e não precisa de bateria. Em compensação, não soma nada, molha, rasga e não guarda data se você não escrever. Na hora de preencher o relatório do mês, é você quem soma página por página.

Planilha

Soma sozinha e é grátis. O problema é que ela depende de alguém sentar no computador para lançar o dia, e quase ninguém faz isso no meio do atendimento. Uma fórmula apagada sem querer estraga o mês inteiro sem aviso. E a planilha não avisa que o fiado venceu nem que o produto está acabando.

Aplicativo

A venda é anotada no momento em que acontece, no celular, e as somas saem prontas. Custa uma mensalidade e pede uns dias para pegar o jeito. Antes de escolher um, veja o que o plano grátis deixa de fora e se há percentual sobre a venda. Juntamos essas perguntas em sistema para loja pequena.

Quando vale trocar

Não troque por moda. Troque quando pelo menos um destes sinais aparecer:

• Você não sabe dizer quanto vendeu no mês passado sem somar o caderno.
• O caixa não bate e ninguém sabe explicar a diferença.
• Tem cliente devendo e você não lembra desde quando.
• Você já perdeu uma folha, um arquivo ou uma semana de anotações.
• Outra pessoa passou a atender no balcão.

Se já existe uma planilha de produtos ou de clientes, ela não se perde. Na Prosa, você importa o arquivo .csv ou .xlsx que já usa e continua de onde parou. Cada venda entra no caixa na hora, e o fiado fica com saldo e data por cliente. O que a Prosa ainda não faz: lembrar do DAS e emitir nota fiscal. Esses dois continuam pelo Portal do Empreendedor.