Pedido de loja pelo WhatsApp: como organizar sem erro

Se o pedido da loja chega por áudio de WhatsApp, uma hora ele chega errado. Não por descuido de ninguém: áudio não soma, print não tem preço e foto de lista escrita à mão não diz se “cx” é caixa com 12 ou com 24.

Esse texto é para o outro lado do balcão: distribuidora de bairro, atacadista pequeno, produtor artesanal, confeiteira que abastece três padarias. Quem vende para a loja, e não para o consumidor.

E o WhatsApp não vai sair do meio. 82% dos pequenos negócios vendem ou atendem por lá, e do outro lado estão cerca de 416 mil mercearias e mercados de bairro, 33% dos pontos de venda do país. Do lado de quem vende, são perto de 93.700 distribuidoras de alimentos ativas, cerca de 65% delas microempresas. É muito pedido pequeno, de muita loja pequena, chegando pelo mesmo aplicativo. A pergunta não é como tirar o pedido do WhatsApp. É como fazer ele chegar inteiro.

Por que o pedido por áudio chega errado?

O erro quase nunca está no áudio em si. Está no que acontece depois: alguém ouve, anota num papel, soma de cabeça e passa para quem separa a carga. São quatro passagens de mão, e cada uma perde um pedaço.

• “Manda igual da última vez.” Qual última vez? A de antes do feriado ou a da semana passada, quando faltou o óleo?
• A unidade que ninguém falou. “Dez de arroz” pode ser dez pacotes ou dez fardos. A diferença só aparece na entrega.
• O preço da tabela velha. A loja pede pelo preço do mês passado, você fatura pelo de hoje e a conversa vira discussão na porta do mercadinho.
• O pedido picado. Metade no áudio da manhã, um item a mais no print da tarde, uma correção às nove da noite. Quem separa a carga vê só uma parte.

O que um pedido de loja precisa ter

Um pedido completo cabe numa tela e não depende de memória. Antes de separar qualquer carga, confira se ele tem estas seis coisas:

1. 1Quem pediu. Nome da loja e de quem vai receber, não só o número do WhatsApp.
2. 2Produto e unidade. “Arroz 5 kg, fardo com 6”, e não “arroz”.
3. 3Quantidade. Um número por item, sem “uns dez”.
4. 4Preço de hoje. O da tabela que vale na data do pedido.
5. 5Total somado. Feito uma vez, no pedido, e não de novo na nota.
6. 6Condição e entrega. À vista, Pix na entrega ou prazo, e o dia combinado.

Quando falta algum desses itens, pergunte antes de separar. Uma mensagem curta, do tipo “o arroz é o fardo com 6?”, custa menos que voltar com a carga.

Catálogo para distribuidora: por onde começar?

A maioria dos erros some quando a loja pede em cima de uma lista sua, e não de memória. Esse é o catálogo. Não precisa de foto bonita nem de site. Precisa estar certo.

O que entra no catálogo

• Nome do produto do jeito que a loja chama, com marca quando importa.
• Unidade de venda: pacote, fardo, caixa com quantas, quilo.
• Preço atual, com a data da última mudança.
• Pedido mínimo, em valor ou quantidade, o que compensa a sua entrega. Quem produz por lote pode usar o próprio lote como mínimo.

Comece pela planilha que você já usa para cotar preço. Se ela tem nome, unidade e preço, o catálogo está quase pronto. O resto é manter em dia: preço mudou, muda no catálogo no mesmo dia, antes de o próximo pedido chegar.

Se você negocia preço diferente para loja que paga à vista e para loja que compra a prazo, deixe isso escrito no catálogo de cada uma. Preço combinado de boca é o primeiro a virar discussão quando a nota chega.

Como confirmar sem digitar tudo de novo

Confirmar é devolver para a loja o pedido como você vai entregar: itens, quantidades, preço final, total, condição e dia. A loja responde “ok” e aquela mensagem vira o combinado. Se chegar diferente, os dois têm onde olhar.

Guarde os pedidos confirmados por loja, não por data. Com o tempo, esse histórico diz quem compra o quê e de quanto em quanto tempo. É dele que sai o “igual da última vez” que funciona, e é ele que mostra a loja que sumiu há um mês e merece uma mensagem.

E quando falta um item do pedido?

Avise antes de carregar, não na porta da loja. Diga o que falta, se tem um substituto e por qual preço, e espere a resposta. O dono do mercadinho aceita trocar a marca do óleo muito mais fácil por mensagem às dez da manhã do que com o caminhão parado na calçada. E corrija o pedido confirmado, para que o histórico mostre o que foi entregue de verdade, e não o que foi pedido.

Do lado da loja, o pedido certo também ajuda a não encher a prateleira do que não gira, o assunto de dinheiro parado no estoque.

Quando vale usar um app para receber pedidos?

Enquanto são poucas lojas e você mesmo atende, papel, planilha e disciplina dão conta. O sinal para trocar é quando o pedido começa a passar por mais de uma pessoa, ou quando você passa a noite somando pedido em vez de dormir.

Na hora de escolher um app para fornecedor, pergunte três coisas:

• Cobra percentual sobre o pedido? Em margem de distribuidora, qualquer comissão pesa no mês.
• O pedido continua chegando no WhatsApp? Se o app obriga a loja a mudar de canal, ela volta para o áudio.
• Cobra por usuário? Vendedor externo, quem separa e quem confere precisam ver o mesmo pedido.

Na Prosa para fornecedores, você sobe a planilha e o catálogo fica pronto, com pedido mínimo e preço por loja. A loja monta o pedido ali e ele chega somado, pelo WhatsApp com o resumo pronto para confirmar e no painel, com o histórico de cada loja. A loja também repete o último pedido num toque. Pagamento, prazo e entrega continuam combinados entre vocês, sem percentual sobre pedido. Para ver o assunto pelo lado de quem compra, o texto é sistema para loja pequena.