Caixa da barraca na quermesse: ficha, Pix e fechamento

Fim da quermesse, dez da noite, luz de gambiarra. Alguém pergunta quanto a barraca do pastel fez e ninguém sabe, porque o dinheiro passou por cinco mãos, o Pix caiu no celular de uma pessoa só e as fichas estão numa lata. O caixa de quermesse dá certo quando é montado antes da festa, não depois.

Festa de igreja movimenta dinheiro de verdade: o turismo religioso gira cerca de R$ 15 bilhões por ano no Brasil. Uma quermesse de bairro é outra escala, claro. Só que tem movimento de loja cheia num sábado e caixa tocado por voluntário que não fez esse trabalho antes. É a combinação em que o dinheiro some sem ninguém ter pegado.

O que vem a seguir vale para festa junina, festa do padroeiro, bazar e qualquer barraca de festa de igreja. A prestação de contas à coordenação, com comissão e relatório, é outro assunto e está em loja do EJC: como prestar contas. Aqui o foco é a noite da festa.

Ficha ou venda direta: qual escolher?

Há dois jeitos de montar o caixa de uma festa, e os dois funcionam. O que não funciona é misturar: metade das barracas cobrando direto, a outra metade só aceitando ficha, e o pastel aceitando os dois.

Com ficha, o controle de fichas vira parte do caixa. Imprima ou compre fichas de cor diferente por valor ou por produto, conte quantas saíram para o caixa e recolha as entregues em cada barraca numa lata fechada. No fim, fichas vendidas no caixa central menos fichas recolhidas nas barracas tem que dar perto de zero. A sobra são fichas que o público levou para casa.

Um detalhe que evita dor de cabeça: a barraca rasga ou carimba a ficha na hora da entrega. Ficha inteira pode ser reaproveitada no ano seguinte, e ficha que passa de mão em mão durante a noite pode voltar ao caixa como se fosse nova.

Quanto de troco levar e quem cuida dele?

O troco inicial é dinheiro da festa, não da barraca, e precisa voltar inteiro. Conte na frente de duas pessoas, anote o valor e separe em notas pequenas e moedas. O valor certo depende do preço dos itens: se quase tudo custa R$ 5 ou R$ 10, faltam notas de R$ 2 e de R$ 5, não de R$ 50.

• Uma pessoa responde pelo troco. Pode trocar de turno, mas a caixa passa de mão com contagem, não com um “tá tudo aí”.
• O troco não se mistura com o apurado. No fechamento, ele sai primeiro. O que sobra é a venda da noite.
• Pix vai para uma conta só. De preferência a da paróquia ou da equipe, nunca a pessoal de quem está no caixa. Uma chave Pix impressa na barraca evita que cada voluntário mostre a própria.

Várias pessoas no mesmo caixa: como não perder o controle?

Na festa, o caixa passa por quem estiver livre. A mãe do coordenador cobre meia hora, o adolescente assume enquanto alguém busca gelo. Nada disso é problema. Problema é chegar no fim da noite sem saber quem estava no caixa quando a diferença apareceu.

Cada pessoa no caixa precisa deixar rastro, e rastro não é desconfiança. É o que protege o voluntário honesto quando a conta não bate. Três combinados resolvem a maior parte:

1. 1Turno com começo e fim. Quem entra confere a caixa com quem sai, e os dois anotam o valor.
2. 2Toda venda registrada na hora. Com a forma de pagamento marcada: dinheiro, Pix ou cartão. É isso que permite conferir cada um depois.
3. 3Brinde e cortesia também viram linha. O refrigerante do padre e o pastel do músico são legítimos. Só não podem sumir da conta.

Com o celular como caixa, o combinado fica mais fácil de cumprir. O cuidado com o sinal fraco e com o Pix está em PDV no celular na feira.

O que fazer quando a caixa enche de dinheiro?

Faça sangria. É o nome de tirar o excesso de dinheiro da caixa durante o movimento e guardar num lugar seguro, com valor, hora e nome de quem levou. Menos dinheiro na barraca é menos risco de perda e menos valor sujeito a erro de troco.

Combine antes quem recebe a sangria, em geral o tesoureiro da festa ou alguém da coordenação, e onde o dinheiro fica. Cada retirada entra na conta do fechamento como dinheiro que saiu da caixa para um destino conhecido. Sem essa anotação, a sangria vira buraco.

O contrário também acontece: o troco acaba às oito da noite, com fila na barraca. Colocar dinheiro na caixa no meio da festa tem nome, suprimento, e segue a mesma regra da sangria. Valor, hora, de onde veio e quem trouxe. Se o suprimento saiu do bolso de um voluntário, anote também, porque ele precisa voltar para essa pessoa no fechamento, e não virar venda da barraca.

Como fechar o caixa da barraca no fim da noite

O fechamento é uma conta com cinco linhas. Um exemplo, com números ilustrativos de uma barraca de pastel:

O Pix e o cartão ficam fora dessa conta e se conferem no extrato. Os R$ 15 de diferença do exemplo têm poucas explicações possíveis: troco dado a mais, uma venda em dinheiro marcada como Pix ou uma cortesia sem anotação. Com o turno de cada pessoa registrado, dá para perguntar a quem estava lá, ainda na festa.

Depois do dinheiro, confira o que voltou. Se a barraca levou 40 garrafas de refrigerante e o registro diz que vendeu 27, deviam voltar 13. Voltaram 11? Duas saíram sem virar linha. A lógica de levado, vendido e voltou é a mesma da feira.

Na Prosa, o caixa por turno mostra o esperado e o contado lado a lado, com sangria e suprimento anotados. Nos planos pagos, cada voluntário entra com o próprio PIN, sem limite de pessoas, e a festa fecha com a apuração do evento pronta.