A festa encheu, as barracas venderam quase tudo e, na reunião seguinte, o resultado foi menor do que a comunidade esperava. A cantina da igreja raramente perde por falta de público: ela perde no preço, decidido às pressas na véspera.
O trabalho que essas festas sustentam é grande. Nas conferências vicentinas, a arrecadação das juninas custeia manutenção de obras, reformas, encontros de formação e ações de assistência, e cada festa mobiliza dezenas de voluntários, às vezes com meses de preparo. Um preço mal feito joga fora parte desse esforço.
Comece pela meta, não pelo preço
Antes de perguntar quanto cobrar pelo cachorro-quente, a coordenação precisa responder quanto a festa tem que levantar e para quê. É o número que torna todas as outras decisões possíveis: quantas barracas, qual cardápio, qual preço.
- 1Defina o valor. A reforma do telhado, a cesta das famílias atendidas, o ônibus do encontro.
- 2Estime o público. Pelo ano passado, pela capacidade do salão ou pelo número de famílias da comunidade.
- 3Divida. Meta dividida pelo público é quanto cada pessoa precisa gastar em média na festa.
Se a meta é R$ 6.000 e o público esperado é 400 pessoas, cada pessoa precisa deixar R$ 15 de sobra, não de venda. Esse número decide o cardápio antes de decidir o preço: vender só pipoca a R$ 5 não chega lá, por mais fila que faça.
Quanto custa de verdade cada prato
A conta é a mesma que o Sebrae ensina para confeitaria: o valor da embalagem comprada dividido pela quantidade que vem nela, multiplicado pelo que a receita usa. Um pacote de 5 kg de milho por R$ 30,00 sai a R$ 6,00 o quilo; a receita de canjica que usa 2 kg gastou R$ 12,00.
Feita uma vez, a ficha da receita serve para a festa inteira, e para a próxima. Some também o que não é ingrediente:
- Copo, prato, guardanapo, palito, saco e a colher descartável.
- Gás do fogão e do caldeirão, carvão da churrasqueira.
- O que sobra aberto e não volta: meia lata de creme, o resto do molho.
A alimentação costuma ser o maior gasto de uma festa desse tipo, entre 40% e 60% do custo total, segundo levantamento sobre o custo de organizar uma festa junina. O restante vai para decoração, som, descartáveis e estrutura, e essa parte também precisa sair de algum preço.
O que foi doado também tem preço
Metade da despensa chega de doação, e é aí que a conta se perde. O milho que a dona Maria trouxe não custou nada à paróquia, mas custou alguma coisa ao mundo, e o resultado da festa fica irreal sem isso.
Quanto cobrar na cantina da igreja
Com o custo por porção na mão, o preço sai de três perguntas: quanto custou, quanto a meta pede e quanto a comunidade paga sem pensar duas vezes.
| Item | Custo por porção | Preço | Sobra por porção |
|---|---|---|---|
| Canjica (copo de 300 ml) | R$ 2,10 | R$ 6,00 | R$ 3,90 |
| Cachorro-quente | R$ 3,40 | R$ 8,00 | R$ 4,60 |
| Pastel | R$ 2,80 | R$ 8,00 | R$ 5,20 |
| Refrigerante em lata | R$ 3,50 | R$ 5,00 | R$ 1,50 |
Os valores são exemplo, mas a leitura vale em qualquer festa: a bebida industrializada sempre tem a menor sobra, porque você revende o que comprou pronto. É o prato preparado pela comunidade que carrega a meta. Por isso vale medir o preço da comida com carinho e deixar a bebida em um preço amigável, que enche a barraca.
Preço redondo é obrigação, não capricho
Com voluntário no caixa e fila andando, preço quebrado vira erro de troco. Trabalhe em múltiplos de R$ 1,00 ou R$ 0,50 e deixe a tabela escrita em letra grande na frente de cada barraca.
Quanto produzir sem sobrar comida
Sobra de comida pronta é perda inteira; sobra de insumo volta para a despensa. Por isso o melhor arranjo é produzir em lotes, com gente combinada para repor durante a festa, em vez de fazer tudo antes e torcer.
Uma regra prática de partida: estime o público, conte quantas porções por pessoa cada item costuma vender e produza cerca de 70% disso antes da abertura, deixando o resto pré-preparado. Reservar de 10% a 15% do orçamento para imprevistos também é recomendação comum de quem organiza esse tipo de festa.
O preço também é um recado
Numa festa de comunidade, o preço não é só conta. Ele diz para onde o dinheiro vai, e a transparência vende melhor do que o desconto: uma placa com “a renda deste ano é para o telhado da capela” faz mais pela barraca do que baixar R$ 1,00 no pastel.
Vale combinar antes, também, o que não se cobra: o prato de quem serve, a água de quem está na cozinha, a porção das famílias atendidas. Isso é decisão da coordenação, e precisa ser decisão, não improviso do voluntário na hora.
Depois da festa: o número que a comunidade quer ver
No domingo seguinte, a comunidade quer uma página, não uma planilha: quanto entrou, quanto foi gasto, quanto sobrou e para onde vai. Se cada barraca tiver a própria linha, a próxima festa já nasce sabendo qual delas paga o dia.
O formato dessa prestação de contas, com as linhas que a coordenação espera ver, está em loja do EJC: como prestar contas e repassar a comissão. E o cálculo de custo por porção, com mais calma, está em preço de encomenda.
Na Prosa, uma receita guarda os insumos e a quantidade de cada um, então o custo da porção acompanha o preço do que foi comprado. As vendas ficam ligadas ao encontro ou à festa, e a página de prestação de contas junta receita por forma de pagamento, despesas e resultado numa folha que dá para imprimir.
Perguntas frequentes
Como calcular o preço de um prato na festa da igreja?
Some o custo dos ingredientes daquela porção, a embalagem e o gás, e divida pelo número de porções que a receita rende. Depois aplique a sobra que a festa precisa gerar. Sem o custo por porção, o preço vira palpite.
O que foi doado entra na conta?
Entra como informação, não como custo. Registre o valor de mercado do que foi doado para saber o resultado real da festa. Se no ano seguinte a doação não vier, o preço já estará calculado e ninguém será pego de surpresa.
A cantina da igreja pode ter preço mais alto que o mercado?
Pode, e normalmente tem, porque o dinheiro tem destino conhecido. O limite é o bolso da comunidade: preço muito acima afasta a família que veio para ficar a noite toda, e a festa perde no volume o que ganhou por porção.
Quantas porções produzir?
Use o público esperado e o histórico do ano passado, se existir. Na falta dele, produza por lotes e deixe insumo preparado para repor, em vez de fazer tudo antes: sobra de comida pronta é perda, sobra de insumo volta para a despensa.